പ്രധാന ചുമതലകളും പ്രവർത്തന മേഖലകളും

ഗ്രാമപഞ്ചായത്തിന്റെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള വാങ്ങൽ നടപടികൾ കാര്യക്ഷമമായും സുതാര്യമായും ഏകോപിപ്പിക്കുന്നതാണ് പ്രൊക്യൂർമെന്റ് കമ്മിറ്റിയുടെ പ്രധാന ചുമതല.

• വാങ്ങൽ ആവശ്യങ്ങൾ പരിഗണിക്കുകയും ആവശ്യമായ നടപടികൾ ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുക
• ആവശ്യമായ സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും നിർണ്ണയിക്കുകയും വാങ്ങൽ നടപടികൾ ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുക
• ക്വട്ടേഷൻ / ടെൻഡർ / e-Procurement നടപടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക
• ലഭിക്കുന്ന ഓഫറുകൾ, രേഖകൾ, അനുബന്ധ വിവരങ്ങൾ എന്നിവ പരിശോധിക്കുക
• വാങ്ങൽ നടപടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ ശരിയായ രീതിയിൽ പരിപാലിക്കുന്നതിനുള്ള ഏകോപനം നടത്തുക
• വാങ്ങൽ നടപടികളിൽ സുതാര്യതയും കാര്യക്ഷമതയും ഉറപ്പാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുക

വാങ്ങൽ ആവശ്യകതയും ആസൂത്രണവും

പഞ്ചായത്തിന്റെ വിവിധ ഓഫീസുകൾക്കും സ്ഥാപനങ്ങൾക്കും പദ്ധതികൾക്കും ആവശ്യമായ സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും സമയബന്ധിതമായി ലഭ്യമാക്കുന്നതിനായി വാങ്ങൽ ആവശ്യകത തിരിച്ചറിയുകയും ആസൂത്രണം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.

• ആവശ്യമായ സാധനങ്ങളുടെയും സേവനങ്ങളുടെയും ആവശ്യകത നിർണ്ണയിക്കൽ
• ആവശ്യമായ സ്പെസിഫിക്കേഷനുകളും അളവുകളും പരിശോധിക്കൽ
• പദ്ധതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വാങ്ങലുകൾ തിരിച്ചറിയൽ
• ആവശ്യമായ രേഖകളും വിവരങ്ങളും ശേഖരിക്കൽ
• വാങ്ങൽ നടപടികൾ സമയബന്ധിതമായി ആരംഭിക്കുന്നതിനുള്ള ഏകോപനം

വാങ്ങൽ നടപടികൾ

അംഗീകരിച്ച ആവശ്യകതയും ബാധകമായ നടപടിക്രമങ്ങളും അനുസരിച്ച് സാധനങ്ങൾ, ഉപകരണങ്ങൾ, സേവനങ്ങൾ തുടങ്ങിയവ വാങ്ങുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.

• വാങ്ങൽ ആവശ്യകത പരിശോധിക്കൽ
• ലഭ്യമാക്കേണ്ട സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും വ്യക്തമായി നിർണ്ണയിക്കൽ
• ആവശ്യമായ വാങ്ങൽ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കൽ
• ബാധകമായ വാങ്ങൽ രീതി തെരഞ്ഞെടുക്കൽ
• വാങ്ങൽ നടപടികളുടെ പുരോഗതി നിരീക്ഷിക്കൽ
• ലഭിച്ച സാധനങ്ങളുടെയും സേവനങ്ങളുടെയും രേഖകൾ പരിപാലിക്കൽ

ക്വട്ടേഷൻ / ടെൻഡർ നടപടികൾ

ആവശ്യകതയും ബാധകമായ നടപടിക്രമങ്ങളും അനുസരിച്ച് ക്വട്ടേഷൻ, ടെൻഡർ തുടങ്ങിയ വാങ്ങൽ രീതികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടികൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.

• ക്വട്ടേഷൻ ക്ഷണിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടികൾ ഏകോപിപ്പിക്കൽ
• ടെൻഡർ രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ഏകോപനം
• ലഭിക്കുന്ന ഓഫറുകളും അനുബന്ധ രേഖകളും പരിശോധിക്കൽ
• താരതമ്യ വിവരങ്ങളും ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകളും പരിപാലിക്കൽ
• അംഗീകരിച്ച നടപടിക്രമങ്ങൾ പ്രകാരം തുടർനടപടികൾ ഏകോപിപ്പിക്കൽ

e-Procurement നടപടികൾ

ബാധകമായ ടെൻഡർ നടപടികൾക്കായി സർക്കാർ e-Procurement സംവിധാനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഏകോപിപ്പിക്കുന്നു.

• e-Procurement പോർട്ടലിൽ ആവശ്യമായ ടെൻഡർ വിവരങ്ങൾ പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നതിനുള്ള ഏകോപനം
• ടെൻഡർ രേഖകളും അനുബന്ധ വിവരങ്ങളും തയ്യാറാക്കൽ
• ഓൺലൈൻ ബിഡ് സമർപ്പണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നടപടിക്രമങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കൽ
• ടെൻഡർ തുറക്കൽ, വിലയിരുത്തൽ തുടങ്ങിയ നടപടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ പരിപാലിക്കൽ

Government e-Marketplace (GeM)

സർക്കാർ സ്ഥാപനങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമായ സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും ലഭ്യമാക്കുന്നതിനുള്ള Government e-Marketplace (GeM) സംവിധാനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട വാങ്ങൽ നടപടികളും ആവശ്യമായ ഏകോപനവും ഇവിടെ ഉൾപ്പെടുത്താം.

• GeM-ൽ ലഭ്യമായ സാധനങ്ങളും സേവനങ്ങളും പരിശോധിക്കൽ
• ബാധകമായ procurement mode തെരഞ്ഞെടുക്കൽ
• ലഭ്യമായ ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെയും സേവനങ്ങളുടെയും വിവരങ്ങൾ പരിശോധിക്കൽ
• ഓർഡർ, വിതരണം, പണമടയ്ക്കൽ തുടങ്ങിയ തുടർനടപടികളുടെ രേഖകൾ പരിപാലിക്കൽ
• വാങ്ങൽ നടപടികളുടെ audit trail / രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കൽ

സർക്കാർ സംവിധാനങ്ങളുമായുള്ള ഏകോപനം

പഞ്ചായത്തിന്റെ വാങ്ങൽ നടപടികൾ ആവശ്യമായ സർക്കാർ വകുപ്പുകൾ, പോർട്ടലുകൾ, ബന്ധപ്പെട്ട സ്ഥാപനങ്ങൾ എന്നിവയുമായി ഏകോപിപ്പിച്ച് നടപ്പാക്കുന്നു.

• ബന്ധപ്പെട്ട സർക്കാർ വകുപ്പുകളുമായുള്ള ആശയവിനിമയം
• e-Procurement സംവിധാനങ്ങളുമായി ഏകോപനം
• GeM ഉൾപ്പെടെയുള്ള സർക്കാർ സംവിധാനങ്ങളുടെ ഉപയോഗം
• സർക്കാർ ഉത്തരവുകൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ, മാർഗനിർദ്ദേശങ്ങൾ എന്നിവ പരിശോധിക്കൽ
• ആവശ്യമായ രേഖകൾ ബന്ധപ്പെട്ട അധികാരികൾക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഏകോപനം

രേഖകളും രേഖാപരിപാലനവും

വാങ്ങൽ നടപടികളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ ക്രമബദ്ധമായി സൂക്ഷിക്കുകയും ആവശ്യമായപ്പോൾ പരിശോധിക്കാനും ഓഡിറ്റിനും ലഭ്യമാക്കാനും കഴിയുന്ന രീതിയിൽ പരിപാലിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

• വാങ്ങൽ ആവശ്യകതാ രേഖകൾ
• ക്വട്ടേഷൻ / ടെൻഡർ രേഖകൾ
• e-Procurement രേഖകൾ
• താരതമ്യ പട്ടിക / ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ
• Purchase Order / Supply Order രേഖകൾ
• വിതരണം / സ്വീകരിക്കൽ രേഖകൾ
• ബിൽ / പണമടയ്ക്കൽ സംബന്ധമായ രേഖകൾ
• പരിശോധന, ഓഡിറ്റ്, മറ്റ് അനുബന്ധ രേഖകൾ

സുതാര്യതയും കാര്യക്ഷമതയും

പൊതുപണം ഉപയോഗിച്ചുള്ള വാങ്ങൽ നടപടികളിൽ സുതാര്യത, ഉത്തരവാദിത്തം, കാര്യക്ഷമത, രേഖാപരമായ വ്യക്തത എന്നിവ ഉറപ്പാക്കുന്നതിനാണ് പ്രധാന പരിഗണന നൽകുന്നത്.

• ആവശ്യകതയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലുള്ള വാങ്ങൽ
• അംഗീകരിച്ച നടപടിക്രമങ്ങൾ പാലിക്കൽ
• ആവശ്യമായ രേഖകൾ കൃത്യമായി പരിപാലിക്കൽ
• വാങ്ങൽ നടപടികളുടെ വ്യക്തത ഉറപ്പാക്കൽ
• സമയബന്ധിതമായ നടപടികൾ
• പരിശോധനക്കും ഓഡിറ്റിനും ആവശ്യമായ രേഖകൾ ലഭ്യമാക്കൽ
• പൊതുതാൽപര്യവും സാമ്പത്തിക കാര്യക്ഷമതയും പരിഗണിക്കൽ

ഔദ്യോഗിക പോർട്ടലുകളും ബന്ധപ്പെട്ട വിവരങ്ങളും

• കേരള e-Tender / e-Procurement
• Government e-Marketplace (GeM)
• ബന്ധപ്പെട്ട സർക്കാർ വകുപ്പുകളുടെ ഔദ്യോഗിക പോർട്ടലുകൾ
• ആവശ്യമായ സർക്കാർ ഉത്തരവുകളും മാർഗനിർദ്ദേശങ്ങളും